در این مطلب به موضوع دریافت یا عدم دریافت چک و سفته ضمانت حسن انجام کار از پرسنل می پردازیم و روش صحیح انجام آن را بررسی می کنیم.
موضوع دریافت چک یا سفته از پرسنل سازمان به عنوان ضمانتی برای حسن انجام کار و پایبندی به تعهدات همواره مورد سوال و دغدغه کارفرمای بخش خصوصی قرار داشته است. از یک سو، قانون کار به عنوان قانون ناظر بر رابطه کارفرما و پرسنل در این مورد سکوت کرده است، و از سوی دیگر، با توجه به ماهیت مشاغل در دنیای امروز نیاز به ضمانت عملکرد پرسنل بیش از پیش احساس می شود. در ادامه به بررسی جوانب مهم این مسئله می پردازیم.
اسناد ضمانت حسن انجام کار چیست و چرا دریافت می شود؟
منظور از سند ضمانت حسن انجام کار پرسنل، چک و سفته ای است که در زمان استخدام، و یا پس از قطعی شدن ادامه همکاری پرسنل با مجموعه، توسط کارفرما از پرسنل دریافت می شود. معمولا کارفرما در این اقدام دو هدف اصلی را دنبال می کند:
هدف اول؛ استفاده از نقش پیشگیرانه اسناد ضمانت است. نوع و درجه اهمیت تعهدات پرسنل از شغلی به شغل دیگر متفاوت است اما می توان گفت در اغلب مشاغل امروزی مواردی مانند تعهد به رفتار مسئولانه در قبال اموال و اطلاعات کارفرما، تعهد به ادامه همکاری پس از گذراندن آموزش های بدو استخدام، تعهد به تحویل کامل کار در زمان خاتمه همکاری و مواردی از این دست، اثرگذار است. دریافت اسناد ضمانت حسن انجام کار سبب می شود پرسنل نسبت به میزان اهمیت تعهدات خود در سازمان آگاه شده و احساس مسئولیت بیشتری داشته باشند.
هدف دوم، استفاده از اسناد ضمانت برای جبران خسارت است. خوشبختانه اکثریت قریب به اتفاق همکاری ها به مرحله استفاده از اسناد ضمانت برای جبران خسارت نمی رسد. اما پیش بینی احتمال چنین شرایطی برای کارفرما اهمیت دارد. شاید مهمترین دلیل این امر نیز سکوت قانون کار در خصوص خسارات وارده از جانب پرسنل به سازمان باشد.
آیا دریافت اسناد ضمانت حسن انجام کار مجاز است؟
همانطور که پیش از این اشاره شد، قانون کار به عنوان قانون آمره حاکم بر روابط کارفرما و پرسنل، در خصوص ضمانت تعهدات پرسنل سکوت کرده و موضعی اتخاذ نکرده است. این امر، شرایط را برای تصمیم گیری طرفین و توافق در این مورد مهیا می کند. از سوی دیگر، در هیچ یک از قوانین حال حاضر کشور، منعی برای دریافت ضمانت حسن انجام کار از پرسنل وجود ندارد.
روش صحیح دریافت اسناد ضمانت حسن انجام کار چیست؟
در زمان دریافت اسناد ضمانت حسن انجام کار باید دو نکته مهم را رعایت کنید: اول اینکه؛ دریافت چک یا سفته سفیدی که موضوع حسن انجام کار در آن قید نشده باشد قانونی نیست. استفاده از چنین اسنادی برای جبران خسارت نه تنها مجاز نیست بلکه می تواند عواقب قانونی سنگینی برای کارفرما به همراه داشته باشد. بنابراین، دلیل دریافت سند را در زمان تکمیل اسناد ضمانت به درستی درج نمایید و حتما شماره اسناد را در قرارداد/تعهدنامه پرسنل ثبت کنید. نکته دومی که باید رعایت شود پیش بینی شرایط خسارت است. سند ضمانت زمانی می تواند در عمل به جبران خسارت وارده به کارفرما کمک کند که علاوه بر درج مشخصات اسناد در قرارداد/تعهدنامه پرسنل، مصادیق ورود خسارت را نیز به درستی مشخص کرده باشید. استفاده از عبارات مبهمی مانند “هرگونه خسارت” نمی تواند در عمل به شما کمک چندانی کند. پس بر اساس ماهیت شغل و تعهدات فرد تلاش کنید که تا حد امکان مصادیق خسارت را در قرارداد/تعهدنامه اعلام کنید.
پیشنهاد می شود مطلب قرارداد همکاری چطور تنظیم می شود؟ را نیز مطالعه کنید.
چه زمانی باید اسناد ضمانت پرسنل را به او پس بدهم؟
مشخص کردن زمان استرداد اسناد ضمانت و اعلام آن به پرسنل وظیفه کارفرما است. اما این زمان در همه مشاغل یکسان نیست. برای مثال، پس از خاتمه همکاری در مشاغلی مانند حسابدار یا مدیر مالی احتمالا لازم است تا سپری شدن یک دوره مالی کامل اسناد را نزد خود نگه دارید و پس از اطمینان از حسن انجام کار ایشان، اسناد را مسترد کنید. اما در مشاغل ساده تری مانند پرسنل اداری و یا منشی، بازه های زمانی دو تا شش ماهه می تواند برای اطمینان از حسن انجام کار پرسنل خروجی کافی باشد.
توصیه هایی مهم برای دریافت اسناد ضمانت حسن انجام کار
– اگر دریافت سند ضمانت جزو شرایط همکاری با مجموعه شماست، این موضوع را به صورت شفاف در اولین جلسه مصاحبه پرسنل به ایشان اعلام کنید.
– در زمان دریافت اسناد ضمانت، به پرسنل مربوطه رسید ارائه کنید.
– از اسناد ضمانت به عنوان ابزاری برای تهدید کلامی پرسنل استفاده نکنید.
– در راستای حفاظت و نگهداشت صحیح اسناد ضمانت مسئولانه عمل کنید.
– تاریخ استرداد اسناد ضمانت را مشخص کنید و تشریفات استرداد را به درستی انجام دهید.
نکته پایانی
دریافت اسناد ضمانت حسن انجام اقدامی مفید برای حفظ منافع جمعی در سازمان است که اگر به روش درست و قانونی انجام نشود می تواند خود به عاملی برای تخریب اعتبار کارفرما، بر هم زدن جو سازمان و یا کاهش انگیزه کاری پرسنل بدل شود. پس در این مورد آگاهانه و هدفمند عمل کنید.
