در این مطلب به موضوع ساخت پرونده پرسنلی برای کارکنان مشمول قانون کار می‌پردازیم. همچنین، مراحل ساخت پرونده و ابزارهای مورد نیاز برای این کار، یعنی فرم‌های اداری استاندارد، را بررسی می‌کنیم.
مستندسازی جنبه‌های مختلف همکاری هریک از پرسنل یکی از مهم‌ترین وظایف قانونی کارفرما در قانون کار است. از سوی دیگر ساخت و نگهداشت پرونده‌های پرسنلی معمولاً در مجموعه‌های کوچک یا متوسط چندان جدی گرفته نمی‌شود. در این مطلب به اهمیت پرونده پرسنلی، مراحل و ابزارهای مورد نیاز برای ساخت و نگهداشت پرونده می‌پردازیم.
پرونده پرسنلی چیست؟
پرونده پرسنلی یا همان Personal File بسته یا فایل (فیزیکی و الکترونیکی) است که اطلاعات شخصی مرتبط با کار (مانند سوابق تحصیلی، سوابق کاری و غیره) و اطلاعات مربوط به همکاری فرد با مجموعه در آن نگهداری می‌شود.
چرا پرونده پرسنلی مهم است؟
اهمیت پرونده پرسنلی را از دو منظر می‌توان بررسی کرد. اول؛ موضوع دریافت، تنظیم و نگهداشت اسناد قانونی مربوط به همکاری است. مراجع قانونی از کارفرما انتظار دارند که اسناد مربوط به اطلاعات تحصیلی، وضعیت سلامت جسمی و غیره را همراه با اسنادی موید وضعیت همکاری پرسنل را به روشی استاندارد تهیه و نگهداری کنند. بطوریکه پرونده پرسنلی بتواند در زمان بروز هرگونه مشکل یا اختلاف اطلاعات مورد نیاز مرجع رسیدگی را به شکلی استاندارد و نامخدوش در اختیار ایشان قرار دهد. از سوی دیگر، ساخت پرونده پرسنلی و ثبت سوابق کاری پرسنل در آن، مواردی مانند تشویق و تذکرها، موجب می‌شود پرسنل موضوع رسمیت رابطه کاری و اهمیت حاکمیت قانون در فضای کار را جدی تلقی کنند؛ بنابراین، از منظر قانونی و هم از نگاه رفتار سازمانی پرسنل ساخت و نگهداشت پرونده پرسنلی استاندارد ضروری محسوب می‌شود.
مراحل ساخت و نگهداشت پرونده پرسنلی
ساخت و نگهداشت پرونده پرسنلی را می‌توان بر اساس سه مرحله اصلی همکاری شخص با سازمان بررسی کرد. بر این اساس، پرونده پرسنلی در مرحله ورود پرسنل به سازمان تشکیل/ساخته می‌شود. در طول مدت همکاری طرفین تکمیل و به‌روز رسانی می‌شود، و نهایتا در زمان خاتمه همکاری پرسنل بسته و بایگانی می‌شود. ساخت و نگهداشت پرونده پرسنلی باید به‌گونه‌ای انجام شود که اطلاعات مهم مربوط به هریک از سه مرحله فوق به‌خوبی در آن ثبت گردد.
فرم‌های مورد نیاز برای یک پرونده پرسنلی کامل
در هر یک از سه مرحله همکاری پرسنل (ورود، همکاری، خروج) اطلاعات خاصی برای ثبت وجود دارد. به همین دلیل فرم‌های مورد نیاز برای ثبت هریک از این مراحل متفاوت است. برای مثال، در مرحله ورود نیروی جدید به مجموعه کارفرما می‌بایست اطلاعات شخصی، سوابق تحصیلی، سوابق کاری، تجربیات و سایر موارد مرتبط با شغل را در قالب فرم اطلاعات پرسنل مستند کند و مدارک مربوطه را به پیوست این فرم دریافت نماید. در مرحله دوم؛ یعنی مرحله همکاری، مستندسازی وضعیت همکاری (فرم قرارداد و تعهدنامه‌ها)، ثبت صحیح وقایع (مرخصی، غیبت، تذکر و تشویق، وام و مساعده و غیره) از طریق فرم‌های مربوطه انجام می‌شود.
پیشنهاد می شود مطلب همه چیز درباره مرخصی استحقاقی و بازخرید آن را نیز مطالعه کنید.
نهایتاً در خاتمه همکاری مواردی مانند دلیل خاتمه همکاری (اعلام عدم نیاز کارفرما، استعفای همکار، ترک کار و غیره) در فرم مربوطه به‌درستی ثبت می‌شود؛ بنابراین، آنچه کارفرما به آن نیاز دارد بسته‌ای کامل از فرم‌های استاندارد اداری است که همه نیازهای کارفرما در سه مرحله ورود، همکاری و خروج نیرو را به‌درستی پوشش دهد.
اشتباهات رایج کارفرما در ساخت و نگهداشت پرونده پرسنلی
اولین و شاید مهم‌ترین خطا اهمال در ساخت پرونده پرسنلی است. متاسفانه کارفرما بخش خصوصی در مجموعه‌های کوچک و متوسط کار ساخت پرونده پرسنلی را به بعد از خاتمه همکاری آزمایشی موکول می‌کند. اقدامی که می‌تواند علاوه بر ریسک قانونی و مالی برای کارفرما، بر ماندگاری پرسنل نیز اثر منفی بگذارد.
از طرف دیگر، اگر مسئول مستندسازی شرایط و وقایع همکاری به‌درستی مشخص نشده باشد، تکمیل پرونده پرسنلی بر قراردادها، تعهدنامه‌ها، فرم‌های مرخصی، فرم‌های وام و مساعده و غیره یا به‌درستی انجام نمی‌شود و یا به طور کل فراموش می‌شود. در نتیجه، بسیاری از اسناد همکاری به صورتی پراکنده و غیر قابل بازیابی در واحدهای مختلف مجموعه و بین افراد مختلف پخش شده و عملا امکان ارائه به‌موقع اطلاعات به مراجع رسیدگی از دست رفته است.
یکی دیگر از اشتباهات رایج در ساخت و نگهداشت پرونده پرسنلی عدم رعایت سطوح محرمانگی اطلاعات است. به بیان دیگر، مشخص نشده است که چه کسی تحت چه شرایطی به کدام بخش از پرونده پرسنلی همکاران دسترسی دارد. در نتیجه، محرمانگی اطلاعات شخصی یا کاری پرسنل به خطر می‌افتد و حتی در مواردی منجر به اقداماتی خطرناک مانند سرقت و یا امحای اسناد همکاری می‌شود.
بلاتکلیف گذاشتن موضوع بستن پرونده پرسنلی هم اشتباه دیگری است که بسیار مشاهده می‌شود. به عنوان کارفرما این وظیفه شماست که در زمان خاتمه همکاری پرسنل، دلیل و شرایط خاتمه همکاری را قبل از بایگانی کردن پرونده مربوطه در آن ثبت نمایید. این کار از سوء تفاهمات آتی در خصوص دلیل خاتمه رابطه جلوگیری می‌کند.
نکته پایانی
به یاد داشته باشید مستندسازی صحیح همکاری همه پرسنل، از بدو ورود به مجموعه تا زمان خاتمه همکاری، بر عهده کارفرما است. کاری که باید با استفاده از فرم‌ها و قراردادهای استاندارد و به روشی درست در زمان درست انجام شود تا از ریسک‌های قانونی آتی جلوگیری شود.
