در این مطلب به موضوع مهم تشکیل پرونده پرسنل جدید مجموعه می‌پردازیم. همچنین، مهم‌ترین بخش‌های یک تشکیل پرونده استاندارد را بررسی می‌کنیم.
مرحله ورود پرسنل جدید به سازمان مانند سایر مراحل همکاری مهم است و باید به شکل صحیح مستندسازی شود. اما آنچه در عمل می‌بینیم، اهمال کارفرما و جدی نگرفتن فرآیندهای قانونی بدو استخدام است. گاهی اقدامات قانونی مهم ابتدای همکاری برای هفته‌ها به تعویق می‌افتد و یا به طور کامل انجام نمی‌شود. در این مطلب ضمن بررسی اهمیت این فرآیند قانونی، به معرفی روش درست و ابزار استاندارد مورد نیاز کارفرما برای انجام این کار می‌پردازیم.
پیشنهاد می شود مطلب پرونده پرسنلی و اهمیت قانونی آن را نیز مطالعه کنید.
چرا مستندسازی آغاز همکاری مهم است؟
از منظر قانونی، تکلیف کارفرما نسبت به پرسنل جدیدالورود و آزمایشی با پرسنل قدیمی سازمان تفاوتی ندارد. هم از منظر حقوق و مزایای همکاری و هم از منظر ایمنی و سلامت کار، تکالیف کارفرما از لحظه ورود پرسنل به سازمان آغاز می‌شود. پس اگر مواردی مانند ثبت کارکرد پرسنل و یا بررسی وضعیت جسمی و آموزش ایمنی برای سایر پرسنل اهمیت دارد، برای پرسنل جدیدالورود نیز وضعیت همین است. شما نمی‌توانید عدم انجام تکالیف کارفرمایی و یا انجام ناقص این تکالیف را با توجه به جدید بودن همکاری توجیه کنید.
از طرف دیگر، مرحله ورود پرسنل به سازمان یکی از مهم‌ترین زمان‌هایی است که نگرش نیرو به سازمان را شکل می‌دهد. شروع به کار بدون طی فرآیند رسمی تشکیل پرونده می‌توان تا مدت‌ها نگاه پرسنل جدید را نسبت به میزان حرفه‌ای بودن و جدیت همکاری مخدوش کند. یکی از دلایل اصلی ترک کار زودهنگام پرسنل جدید رسیدن به این نگرش است که سازمان به اندازه کافی ورود ایشان را جدی نگرفته و یا فضای نظم و قانون بر سازمان حاکم نیست.
بنابراین، هم به دلایل قانونی و هم به جهت ماندگاری و عملکرد بهتر پرسنل در آینده، انجام صحیح فرآیند تشکیل پرونده پرسنل از اهمیت زیادی برخوردار است.
زمان مناسب برای تشکیل پرونده پرسنل جدید
همان‌طور که اشاره شد، همه تعهدات و تکالیف قانونی کارفرما نسبت به پرسنل از لحظه شروع به کار پرسنل جدید آغاز می‌شود. همچنین، انجام وظیفه پرسنل معمولا با دادن دسترسی به سیستم‌ها و تحویل ابزار و وسایل کار همراه است. پس زمان صحیح تشکیل پرونده پرسنل قبل از آغاز به کار ایشان در مجموعه است. موضوع دسترسی به سیستم و اطلاعات کارفرما در برخی مجموعه‌ها به‌قدری حساس است که حتی مرحله بازدید از محل کار و آشنایی با همکاران نیز پس از تشکیل پرونده کامل انجام می‌شود.
مدارک مورد نیاز برای تشکیل پرونده
مدارک دریافتی از پرسنل جدیدالورود باید اطلاعات و وضعیت پرسنل را در چند حوزه به خوبی منعکس کند:
• اطلاعات شناسایی: رویت اصل مدارک شناسایی پرسنل و سپس دریافت کپی آن.
• اطلاعات وضعیت خدمت نظام وظیفه: رویت اصل مدارک مربوط به پایان خدمت، یا معافیت دائم یا موقت نیرو و سپس دریافت کپی آن (برای آقایان). این موضوع به قدری اهمیت دارد که توصیه می‌شود کارفرما با استفاده از سامانه‌های موجود وضعیت نظام وظیفه متقاضی را استعلام بگیرد و به مدارک دریافتی اکتفا نکند.
• اطلاعات تحصیلی و دوره‌های آموزشی: رویت اصل مدارک تحصیلی و دوره‌های گذرانده شده و سپس دریافت کپی آن.
• اطلاعات وضعیت سلامت جسمی: دریافت نتیجه آزمایشات بدو استخدام و اطمینان از بلامانع بودن به‌کارگماری نیروی جدید در شغل مربوطه. این کار شاید برای مشاغل بی خطری که در محیط امن انجام می‌شوند، مانند امور اداری، بتواند به اواخر دوره آزمایشی موکول شود؛ اما برای سایر مشاغل توصیه می‌شود از شروع به کار نیرو پیش از ارائه نتایج آزمایشات بدو استخدام خودداری کنید.
• اطلاعات مربوط به عدم سوء پیشینه، معرفی‌نامه یا تاییدیه کارفرمای سابق، گزارش تایید شده سابقه بیمه، کپی مدارک شناسایی همسر و فرزندان، سند تایید آدرس محل سکونت و مواردی از این قبیل نیز می‌بایست بر اساس درجه حساسیت شغل در زمان تشکیل پرونده دریافت شود.
فرم‌های مورد نیاز برای تشکیل پرونده پرسنل
بدیهی است که درجه رسمیت و مراحل تشکیل پرونده پرسنل جدید مستقیما تحت تاثیر درجه اهمیت شغل و میزان حساسیت فعالیت سازمان قرار دارد. اما می‌توان مدارک و فرم‌های زیر را به عنوان اجزای اصلی یک تشکیل پرونده استاندارد در نظر گرفت:
1. فرم اطلاعات فردی پرسنل
2. رسید دریافت اسناد ضمانت حسن انجام کار
3. فرم اعلام رضایت همسر/پدر
4. فرم مدارک پرونده پرسنلی
5. فرم تحویل لباس کار و تجهیزات ایمنی
6. فرم تحویل کلید – ریموت‌کنترل درب اتوماتیک
7. فرم تحویل سیم‌کارت
8. فرم تایید آموزش
9. فرم معرفی حساب بانکی
10. فرم تایید اموال و دسترسی همکار
11. فرم تحویل کارت تنخواه به همکار
12. فرم تحویل مهر به همکار
13. فرم کد پرسنلی
پیشنهاد می شود مطلب ریسک‌ها و فرصت‌های کارفرما در استفاده از قرارداد آزمایشی را نیز مطالعه کنید.
قرارداد همکاری آزمایشی
شاید بتوان قرارداد همکاری آزمایشی را مهم‌ترین بخش مستندسازی همکاری نیروی جدید دانست. تصمیم مهمی که کارفرما باید در زمان تنظیم قرارداد همکاری آزمایشی نیروی جدید اخذ نماید، مدت این قرارداد است. با توجه به سه ویژگی اصلی قرارداد همکاری آزمایشی یعنی؛ سقف مدت سه ماهه، نداشتن قابلیت تمدید، و امکان فسخ یک‌طرفه توسط طرفین، به عنوان کارفرما باید در تعیین مدت این قرارداد دقت کنید.
نکته پایانی
کار تشکیل پرونده و مستندسازی همکاری پرسنل جدید الورود به دلیل عدم قطعیت طرفین در ادامه یا قطع همکاری معمولا مسکوت باقی مانده و یا به آینده موکول می شود. این سهل انگاری می تواند علاوه بر جرایم مالی در اداره کار و سازمان تامین اجتماعی، در صورت وقوع حادثه حین کار تبعات قانونی سنگین تری نیز برای کارفرما به همراه داشته باشد. پس در مستندسازی همکاری پرسنل جدید و انجام تکالیف قانونی خود اهمال نکنید.
